The process is simple but not always easy, especially with applicants that don't check their email regularly. It is hoped that this process will remind applicants that checking email often (including junk/spam) is necessary to become an effective member of the CO COS Team.

Attachment: 4589/Pre-Processing_for_CO_LMT_Applicants_and_Volunteer_Activists2025.pdf

Pre-Processing for CO LMT  Applicants and Volunteer Activists Processing BEFORE Starting  Onboard Checklist for Leadership  Roles Step #1: Open the applicant's LMT  profile by clicking on the name  and getting their application  assigned to you.   Use the “Contact Log” button in  the “Notes and Comments”  section (right column), a drop  down menu will appear. Select  from the drop down menu and  record a brief note and press the  “+ add note” button. CB will then  assign the applicant to you for  training. Send email instructions  to the applicant using “CO-CO  Initial Vetting New Volunteer”  template, which can be modified if  needed BEFORE sending. If the  applicant receives the email and  follows the instructions it makes  the rest of this process MUCH  easier. Monitor applicant's LMT  profile following receipt of the  email. VOLUNTEER ACTIVIST is  the only role that requires NO ON  BOARDING CHECK LIST to be  completed. Putting the Volunteer  Activist to work according to the  responses on their survey is to be  handled by their DC and/or RC. All  LEADERSHIP roles require an on  boarding process to be completed  BEFORE assignment and a post- assignment checklist to be  completed also.  Step #2 :   If “Followup  Completed” is NOT checked  green, Complete the applicant's  Followup. You DO NOT need to  keep the applicant's follow up  open and/or in progress because  the applicant will be “followed” in  the LMT NOT the FUT. If  applicant's follow up has been  Completed (green check mark  showing), skip to Step #3,  otherwise, select the “open” box  next to the “followup completed”  and it will take you to the FUT  profile where you can scroll down  and make a note to yourself that  you will process  the applicant  through the LMT. Then scroll to  the bottom of the page and click  on the blue “Completed” box, to  finish o  the followup. Step #3 : If “Is Volunteer” is NOT  checked green, click on the “Open  Profile” box.  Select the “Edit” tab at the top  right column. Scroll down to  “Other Information” on the right  and click on the “Is Volunteer” box  on the left. The box should turn  blue with a white check mark.  Scroll back up and click on the  blue “Update” box. Return to the  applicant's LMT profile and the “Is  Volunteer” should be checked in  green. Step #4:  If “Petition Signed” is  NOT checked green.  If applicant has NOT signed the  petition, go no further until they  do. Direct them to the  conventionofstates.com home  page and ask them sign. When  they have clicked on the red “send  to legislators” button, the  “Petition Signed” should turn from  x to a green check mark.  Step #5: If “Account Confirmed” is  NOT checked green. The applicant must use the email  address that they registered with  COS to create and confirm their  COS account. If the “Account  Confirmed” line has a grey x, then  the applicant must create the  account and set a password. If the  “Account Confirmed” line has an  hour glass (pending) icon, the COS  account has been created but  remains unconfirmed. The  applicant should check their inbox  and/or junk/spam boxes to locate  the automated confirmation email  from COS. When the email is  located have the applicant open  the email and click on the  confirmation link listed there. If  the email can't be found…then  email the Applicant this link:  https://conventionofstates.com/u sers/confirmation/new  The Applicant CANNOT be logged  in for this link to work. When the  Applicant clicks on this link, the  screen that comes up next, will  prompt for the email address  registered with COS. After  entering the registered email  address, the Applicant must select  the “Resend Confirmation Email”  button. This selection will prompt  CB to send another confirmation  email which should show up in  either the  inbox or the junk mail,  any time from a few seconds to a  few minutes, depending on  several things I won't bore you  with. When the Applicant finds the  email, he/she should open and  click on the confirmation link. CB  will recognize the confirmation in  a few seconds or a few hours, and  turn the hour glass at the right of  the “confirmed account” line to a  green check mark. Step #6: If the “Volunteer  Agreement is Signed” is NOT  checked green. While the applicant is sitting in  front of a computer/device with  email open…you select the “send  req” button to the left of the  “Volunteer agreement is signed”  line. Chit chat with the Applicant  for a bit until the email from CB  shows up in the inbox or junk mail.  The Applicant should open the  email and click on the link inside  which will link to the volunteer  agreement. The Applicant should  read the items listed there and if  agreeable, fill in the form, then  select the “submit” button. Give it  a few minutes to register with CB  and all 5 check marks should  display green. Step #7:  If the Email Blast Opt-In  is NOT checked green.  Compose an email to the  applicant containing the following  link and instruct them to open the  email and click on the link:  https://conventionofstates.com/e mail-subscribe This online form will guide them  through the process of  resubscribing to receive email  blasts. If the applicant has a text capable  phone, applicant is strongly  encouraged, but NOT REQUIRED  to opt-in for text blasts and SMS  messages at this time. Applicants  can update these two opt-ins from  their own profile pages when they  login to COS website.  Step #8:  Applicant MUST enroll in  COSU and begin at least one  course there BEFORE assignment. On the left side panel of the  applicant's profile, scroll to the  “COS University” entry. If the  applicant has enrolled in COSU  the number on the right will be in  blue otherwise it will be black. If  the number is in blue, it will link to  the COSU transcript for the  applicant. Examine the transcript  to ensure the applicant has  started at least one course, then  move to final Step #9 to assign. Step #9: If the applicant is  Volunteer Activist, check their  COSU transcript then make the  assignment. If the applicant has  signed up for any other  role…move to the Onboarding  Checklist. Rather than completing an ON- Boarding checklist, Volunteer  Activists applicants MUST use  their COS credentials to register  with COSUniversity.com and start  at least one of the online courses  BEFORE assignment. To view  applicant's COSU transcipt, scroll  down on left side panel to “COS  University Courses”. If the number  to the right is blue click on it to  monitor applicant's transcript. If  the number to right is “0” in black,  the applicant has failed to enroll  in COSU and should be contacted  to encourage them BEFORE  assignment can be made. Once  the applicant has begun at least  one course at COSU, assign as a  Volunteer Activist. Scroll to the  bottom of the applicant's LMT  profile and make the assignment  using “Colorado” as the state and  filling in the correct SD and HD  numbers.  Enter a quick note and  select the blue “Assign” button. Putting the applicant to work  according to the responses on  their survey is to be handled by  their DC, RC or state leader. All  LEADERSHIP roles require on  board training and a post- assignment  process to be  completed. See the On Boarding  Cheat Sheet for help with the  onboarding process for  LEADERSHIP roles.  The process is simple but not  always easy, especially with  applicants that don't check their  email regularly. It is hoped that  this process will remind  applicants that checking email  often (including junk/spam) is  necessary to become an e ective  member of the CO COS Team. Also  opting out of receiving emails  blasts can result in failure to  receive email blasts from the CO  team.  Email opt out should be  avoided. For a more detailed explanation of  LMT Applicant Processing (pdf  doc) download: https://conventionofstates.com/fil es/lmt-applicant- processing/download *A new field has been added,  indicating the applicant's veteran  status. This indication is not  relevant for this process.