Attachment: 4399/GeneralCommunicationsGuidelinesforElections(1).pdf | 





 

v20240813 

 

GENERAL COMMUNICATION GUIDELINES FOR ELECTIONS 

We strongly encourage all staff and volunteers to be active in election campaigns as private individual 
citizens using their own resources.  As a nonprofit corporation, however, Convention of States (COS) is 
subject to federal and state laws that uniquely regulate its communications related to candidates and 
their campaigns.  When using COS resources (including your COS email account, your COS volunteer title, 
the COS mailing list, COS Slack teams, COS social media pages, etc.), please follow the guidelines below. 
Any exception to these guidelines must be approved in writing by the Legal Department. 

 

DO

  

DO NOT

 

Do 

encourage volunteers to get out and vote 

E.g. do say “make sure to get out and vote.” 

Do not 

tell volunteers who to vote for 

E.g. do not say “Re-elect our sponsor Sen. Patriot” or 

“Vote for the pro-COS candidate” 

Do 

encourage general political activity in a 

nonpartisan manner 

E.g. do say “make sure you get involved with 

candidates who support your values.”  

Do not 

encourage political activity in support 

of a particular candidate or party 

E.g. 

do not say 

“make sure you vote Republican.” 

Do 

use your personal resources to support 

candidates of your choosing 

E.g. do post in support of candidates you like on your 

personal Facebook page. 

Do not 

use COS resources to support 

candidates or political parties 

E.g. do not post on the COS Facebook pages or send 

out an email to the COS list for a particular candidate. 

Do 

lobby candidates to support our 

application 

E.g. do ask candidates to pledge to support our 

application if elected. 

Do not 

mention candidates by name in COS 

communications about the election. 

E.g. do not say “get out vote this November.  Sen. 

Patriot is a big supporter and he’s up for reelection.”  

Do 

provide neutral, nonpartisan information 

about the election and voting  

E.g. 

do say 

“Here’s a link to a government website with 

more information about the election and voting”

 

Do not 

give special treatment to particular 

candidates or parties 

E.g. do not say “Here’s a link to Sen. Patriot’s re-

election page, check it out and get involved.”

 

Do 

reach out to nonpartisan lists of like-

minded citizens to encourage voting 

E.g. do reach out to the COS list, or a pro-life list telling 

folks to go vote (but don’t tell them how to vote).

 

Do not 

encourage a partisan list to vote or 

ask for support of a particular political party. 

E.g. do not reach out to a list of registered Republicans 

and tell them to go vote.  

 

 

Questions? Please contact the Legal Department a<t >

**[email protected]**

<.>| | —- | Page Metadata || |Login Required to view? |No | |Created: |2024-08-21 23:05 GMT| |Updated: |2025-08-22 03:00 GMT| |Published: |2024-08-21 07:00 GMT| |Converted: |2025-11-11 12:33 GMT| |Change Author: |Jakob Fay | |Credit Author: | |