To view this on the COS website, click here [[https://conventionofstates.com/files/leaders-onboarding-guide|leaders-onboarding-guide]]

To download the pdf file from the COS website, click here [[https://conventionofstates.com/files/leaders-onboarding-guide/download|CB-Tools-Leaders_On-boarding_Guide_v31_20210921_(1).pdf]]


----

====== Leaders Onboarding Guide ======


Attachment: 3800/CB-Tools-Leaders_On-boarding_Guide_v31_20210921_(1).pdf
| \\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto001.png?nolink&918x1188|}}\\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\ CitizenBuilder: Leaders On-boarding \\ \\ Guide \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\ //COS Technical  Services //\\ \\ //Version 3.1//\\ \\ // //\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto002.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ **T**\\ \\ **ABLE OF **\\ \\ **C**\\ \\ **ONTENTS **\\ \\  \\ \\ **TABLE OF CONTENTS **\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#4|**DOCUMENT REVISION HISTORY ....................................................................................................................... 4 \\ **]][[files_22275_pdfto.html#5|**INTRODUCTION ........................................................................................................................................... 1 **]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#5|P]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#5|URPOSE OF THIS ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#5|G]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#5|UIDE .....................................................................................................................................................................................]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#5|1 ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#5|P]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#5|REREQUISITES ........................................................................................................................................................................................ ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#5|1 ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#5|W]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#5|HEN TO DO THESE TASKS .................................................................................................................................................................... ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#5|1 ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#6|**TASK 1: FIND AND EXAMINE OPEN APPLICATIONS IN THE LMT ................................................................... 2 \\ **]][[files_22275_pdfto.html#7|**TASK 1: FIND AND EXAMINE OPEN APPLICATIONS IN THE LMT (CONTINUED) .............................................................. 3 \\ **]][[files_22275_pdfto.html#8|**TASK 1: FIND AND EXAMINE OPEN APPLICATIONS IN THE LMT (CONTINUED) .............................................................. 4 \\ **]][[files_22275_pdfto.html#9|**TASK 2: MAKE THE INITIAL CALL ..................................................................................................................... 5 \\ **]][[files_22275_pdfto.html#10|**TASK 2: MAKE THE INITIAL CALL (CONTINUED) ............................................................................................. 6 \\ **]][[files_22275_pdfto.html#11|**TASK 2: MAKE THE INITIAL CALL (CONTINUED) ............................................................................................. 7 \\ **]][[files_22275_pdfto.html#12|**TASK 3: PERFORM THE VETTING PROCESS ................................................................................................... 8 \\ **]][[files_22275_pdfto.html#13|**TASK 3: PERFORM THE VETTING PROCESS (CONTINUED) ........................................................................... 9 \\ **]][[files_22275_pdfto.html#14|**TASK 4: CONDUCT THE ONBOARDING PROCESS ........................................................................................ 10 \\ **]][[files_22275_pdfto.html#15|**TASK 4: CONDUCT THE ONBOARDING PROCESS (CONTINUED) ............................................................................................... 11 **]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#15|I]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#15|MPORTANT INFORMATION ABOUT ONBOARDING ............................................................................................................................ ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#15|11 ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#16|**TASK 5: FINALIZE ONBOARDING ACTIVITIES ............................................................................................... 12 \\ **]][[files_22275_pdfto.html#17|**TASK 6: ASSIGN THE NEW ROLE .................................................................................................................... 13 \\ **]][[files_22275_pdfto.html#18|**TASK 6: ASSIGN THE NEW ROLE (CONTINUED) ........................................................................................... 14 \\ **]][[files_22275_pdfto.html#19|**TASK 7: CONFIRM VOLUNTEER AGREEMENT SIGNED ................................................................................ 15 \\ **]][[files_22275_pdfto.html#20|**TASK 8: CREATE A COSACTION.COM EMAIL ACCOUNT ............................................................................. 16 \\ **]][[files_22275_pdfto.html#21|**TASK 8: CREATE A COSACTION.COM EMAIL ACCOUNT (CONTINUED) ......................................................................... 17 \\ **]][[files_22275_pdfto.html#22|**TASK 9: INVITE THE APPLICANT TO THE SLACK WORKSPACE ........................................................................... 18 \\ **]][[files_22275_pdfto.html#23|**TASK 9: INVITE THE APPLICANT TO THE SLACK WORKSPACE (CONTINUED) ........................................................................ 19 \\ **]][[files_22275_pdfto.html#24|**APPENDIX A: LINKS ............................................................................................................................................ 1 \\ **]][[files_22275_pdfto.html#25|**APPENDIX B: HANDLING EXCEPTIONS & VARIATIONS ................................................................................. 1 **]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#25|O]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#25|VERVIEW ................................................................................................................................................................................................. ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#25|1 ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#25|M]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#25|ORE ABOUT THE ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#25|LMT ........................................................................................................................................ 1 ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#25|//Additional Purpose ................................................................................................................................ 1 //]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#25|//The LMT List ......................................................................................................................................... 1 //]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#25|//Applications for the Volunteer Role ....................................................................................................... 1 //]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#25|R]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#25|EJECTING AN ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#25|A]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#25|PPLICATION ..............................................................................................................................................................................]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#25|1 ]]\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto003.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ **T**\\ \\ **ABLE OF **\\ \\ **C**\\ \\ **ONTENTS **\\ \\  \\ \\ [[files_22275_pdfto.html#26|**APPENDIX B: HANDLING EXCEPTIONS & VARIATIONS (CONTINUED) ............................................................................. 2 **]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#26|U]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#26|NASSIGNING A ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#26|R]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#26|OLE ............................................................................................................................................................................. ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#26|2 ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#26|R]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#26|EOPENING AN ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#26|A]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#26|PPLICATION ................................................................................................................................................................ ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#26|2 ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|**APPENDIX B: HANDLING EXCEPTIONS & VARIATIONS (CONTINUED) ............................................................................. 3 **]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|C]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|HANGING THE ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|“A]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|SSIGNED TO]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|” L]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|EADER ............................................................................................................................................. ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|3 ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|M]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|ORE ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|A]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|BOUT ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|A]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|DDING ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|N]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|OTES ............................................................................................................................................................... ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|3 ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|//Notes are Important .............................................................................................................................. 3 //]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|//Notes are Role-specific ......................................................................................................................... 3 //]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|A]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|VOIDING ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|D]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|UPLICATE ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|S]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|LACK ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|A]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|CCOUNTS ........................................................................................................................................................]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#27|3 ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|**APPENDIX B: HANDLING EXCEPTIONS & VARIATIONS (CONTINUED) ............................................................................. 4 **]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|M]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|ORE ABOUT ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|A]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|SSIGNING ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|R]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|OLES ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|(]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|//SEE //]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|//T//]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|//ASK //]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|//8) ..................................................................................................... //]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|4 ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|//General ................................................................................................................................................. 4 //]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|//DC & RC Roles ..................................................................................................................................... 4 //]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|//Single Leader ........................................................................................................................................ 4 //]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|W]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|HEN A ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|COSA]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|CTION ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|E]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|MAIL ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|A]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|CCOUNT ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|A]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|LREADY ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|E]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|XISTS ..........................................................................................................................]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#28|4 ]]\\ \\ [[files_22275_pdfto.html#29|**APPENDIX C: SUGGESTED SUMMARY OF ONBOARDING TASKS ............................................................................................. 1 **]]\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto004.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **DOCUMENT  REVISION  HISTORY **\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3. Sept 29, 2021 **\\ \\ **R**\\ \\ **EVISION **\\ \\ **H**\\ \\ **ISTORY **\\ \\  \\ \\  \\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ **Revision  DATE **\\ \\ **DESCRIPTION **\\ \\ **CHANGED BY **\\ \\ 1.2 \\ \\ 05/15/2019  First draft of v1.2 completed and submitted for review \\ \\ Judi Schade \\ \\ 1.2.1 \\ \\ 5/17/2019 \\ \\ Second draft of v1.2, incorporating suggested changes from Anne \\ \\ Aycock, Isaac Helland, and Mike Cassidy \\ \\ •  Added note about applications for volunteer roles on pg 1 \\ •  Fixed reference to Appendix (s/b B instead of A) in Task 2 \\ \\ Step 4c (pg 5) and added relevant verbiage in Appendix B \\ \\ “Rejecting an Application” (pg B1)and “More about Adding \\ \\ Notes” (pg B3)referring to Contact Log selections “Not \\ \\ Suitable for Role” and “Not Interested” \\ \\ •  Fixed highlighting in Onboarding Checklist image on page 11 \\ \\ Task 4 \\ \\ •  Added a statement in Task 6 Step 1 (pg 14) about using the \\ \\ applicant’s cosaction.com email address for the Slack \\ \\ invitation, and added a section in Appendix B “More about \\ \\ Slack” (pg B3) that explains the reasons and ways to prevent \\ \\ duplicates \\ \\ •  Revised the email example in Task 6 Step 3 to show the Help \\ \\ Desk URL instead of CB as the starting point for accessing the \\ \\ Slack Basics training video \\ \\ •  Added a statement in Task 8 Step 3 (page 17) about seeing \\ \\ Appendix B for important additional information about \\ \\ assigning roles and added that section into Appendix B using \\ \\ Mike’s Slack posting of April 23\\ \\ rd\\ \\  \\ \\ Judi Schade \\ \\ 1.3 \\ \\ 5/24/2019 \\ \\ Updated Appendix B on “When a COSAction.com Email Account \\ \\ Already Exists” on another account \\ \\ Anne Aycock \\ \\ 1.4 \\ \\ 5/31/2019 \\ \\ Updated Task 4 with note on COSU \\ \\ Anne Aycock \\ \\ 1.4.1 \\ \\ 6/13/2019 \\ \\ Replaced graphic for LMT Open Applicant \\ \\ Bud Cornwell \\ \\ 2.0 \\ \\ 6/14/2019 \\ \\ •  Added Revision Number Column to Revision History page \\ •  Updated to reflect system changes CB-1731, CB-732 \\ •  Incorporated suggested changes from Ginny Rapini, Judd \\ \\ Sloan, Bud Cornwell \\ \\ Anne Aycock \\ \\ 2.1 \\ \\ 6/21/2019 \\ \\ Added links for Training Manuals & CB COS University Students & \\ \\ Courses \\ \\ Anne Aycock \\ \\ 2.2 \\ \\ 7/13/2019 \\ \\ Added Summary of Onboarding Tasks \\ \\ Martin Nolan, \\ \\ Anne Aycock \\ \\ 3.0 \\ \\ 12/2/2020 \\ \\ Updated to reflect system changes to Onboarding Process \\ \\ Martin Nolan \\ \\ 3.1 \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\ 09/29/2021  Add Slack Playlist Link for introduction to Slack \\ \\ Anne Aycock  \\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto005.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **Introduction **\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1 Sep 29, 2021 **\\ \\ **1 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ **Purpose of this **\\ \\ **Guide **\\ \\ To process an applicant for a COS leadership role, you will use the \\ \\ **Leadership Management Tool **\\ \\ **(LMT) **\\ \\ in \\ \\ **CitizenBuilder (CB)**\\ \\ . \\ \\ ** **\\ \\ Application processing \\ \\ involves nine key tasks: \\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ This guide explains how \\ \\ to perform each sequential \\ \\ task successfully. \\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ //**IMPORTANT NOTES:**//\\ \\ //** **//\\ \\ //1.  As an application moves through this nine-task process, the LMT performs automatic application status //\\ \\ //updates. Although you can perform these nine tasks in any order, a different sequence could disrupt the //\\ \\ //automatic updates, so please use this sequence for every application. //\\ \\ 2. \\ \\ //Applications for Volunteer roles do not go through this process, so they do not trigger the Onboarding //\\ \\ //Checklist you’ll learn about in Task 2.//\\ \\  \\ \\ ** **\\ \\ **Prerequisites **\\ \\ ** **\\ \\ You should already be familiar with the basics of CB, including how to use the left navigation pane to \\ \\ access system features and tools, and how to apply column filters to sort data. \\ \\ ** **\\ \\ **When to do **\\ \\ **these tasks **\\ \\ ** **\\ \\ When a volunteer visits the \\ \\ **T**\\ \\ **AKE **\\ \\ **A**\\ \\ **CTION **\\ \\ page of the COS website and submits an application for a \\ \\ particular role, the application automatically creates a row in the LMT that looks like this: \\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\  \\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ This new application will have a status of \\ \\ **Open**\\ \\ . \\ \\ ** **\\ \\ When you find applications with the \\ \\ **Open **\\ \\ status in the LMT, that’s your signal to begin the process \\ \\ described on the following pages. \\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto006.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **Task 1: Find and Examine Open Applications in the LMT **\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ ** **\\ \\ **2 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ ** **\\ \\ **Introduction **\\ \\ This task covers the steps for finding the applications with the “Open” status in the LMT. \\ \\  \\ \\  \\ \\ **S**\\ \\ **TEP **\\ \\ **A**\\ \\ **CTION **\\ \\ 1 \\ \\ Log into CB at[[https://conventionofstates.com/| ]]\\ \\ [[https://conventionofstates.com/|https:%%//%%conventionofstates.com]]\\ \\ [[https://conventionofstates.com/|. ]]\\ \\ 2 \\ \\ Open the dropdown list under your icon or photo at the top right of the screen \\ \\ and select \\ \\ **DASHBOARD**\\ \\ . \\ \\ Your CB dashboard will appear. \\ \\  \\ \\  \\ \\ 3 \\ \\ In the left navigation pane of your CB dashboard, select \\ \\ **TOOLS/Leaders**\\ \\ . \\ \\  \\ \\  \\ \\ The LMT list of roles and assignments will appear, showing all currently assigned leaders. \\ \\ This layout is the system default. \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\ //Continued on next page //\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto007.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **Task 1: Find and Examine Open Applications in the LMT **\\ \\ **(continued) **\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ ** **\\ \\ **3 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ **S**\\ \\ **TEP **\\ \\ **A**\\ \\ **CTION **\\ \\ 4 \\ \\ To find applications with the “\\ \\ **Open**\\ \\ ” status, click the down arrow in the \\ \\ **Status **\\ \\ column and select \\ \\ **Open**\\ \\ . \\ \\ // //\\ \\  \\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ Now you’ll see a list containing only the applications that are open. \\ \\ //**Note: **//\\ \\ //You can also use filters in other columns to narrow down the list, e.g., by //\\ \\ //**State **//\\ \\ //and/or //\\ \\ //**Created At **//\\ \\ //date //\\ \\ //range. //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ Here is a description of each status: \\ \\ **Open **\\ \\ New (or reopened) application that has not yet begun the vetting process \\ \\ **In Process **\\ \\ The vetting process has been started \\ \\ **Onboarding **\\ \\ Applicant has been vetted and is working through the on-boarding steps \\ \\ **Assigned **\\ \\ Active leader \\ \\ **Former **\\ \\ Previously \\ \\ //Assigned//\\ \\ , and has been \\ \\ //Unassigned //\\ \\ **Rejected **\\ \\ Not assigned to the role (this also includes most Former leaders from NationBuilder) \\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ The tasks explained in this guide move the applicant through the first four, from Open to Assigned. \\ \\ // //\\ \\ //Continued on next page //\\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto008.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **Task 1: Find and Examine Open Applications in the LMT **\\ \\ **(continued) **\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ ** **\\ \\ **4 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ **S**\\ \\ **TEP **\\ \\ **A**\\ \\ **CTION **\\ \\ 5 \\ \\ In the LMT list of \\ \\ **Open **\\ \\ applicants, click on an applicant’s name to see the LMT detail page showing the applicant’s \\ \\ responses to the questions in the application, along with selected information from the CB profile in the left pane. \\ \\ (\\ \\ //See image below.//\\ \\ ) As you scroll down, you’ll see additional sections that we’ll address in subsequent tasks. \\ \\ //**Note: **//\\ \\ //If the volunteer applied for more than one role, or has other current or previous roles, you will see those in the //\\ \\ //**APPLICATIONS HISTORY **//\\ \\ //section on the left. If you click on another role in APPLICATIONS HISTORY, you will see the //\\ \\ //processing information for that role and can also perform processing tasks for that role. //\\ \\ // //\\ \\  \\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ 6 \\ \\ Go to \\ \\ **Task 2: Make the Initial Call**\\ \\ . \\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto009.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **Task 2: Make the Initial Call **\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ ** **\\ \\ **5 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ // //\\ \\ **Introduction **\\ \\ This task covers the steps for contacting the applicant to initiate processing and for documenting that \\ \\ activity in CB. \\ The steps below assume a meaningful interaction with the applicant during the first phone call and your \\ \\ decision to continue the process. (\\ \\ //See //\\ \\ //**Appendix A **//\\ \\ //for additional details and how to handle exceptions//\\ \\ .) \\ \\  \\ \\  \\ \\ **S**\\ \\ **TEP **\\ \\ **A**\\ \\ **CTION **\\ \\ 1 \\ \\ Follow the steps in Task 1 to access the CB LMT detail page showing the applicant’s survey responses and profile \\ \\ information so you’ll be ready to record your call activity. \\ If not already selected in \\ \\ **APPLICATIONS HISTORY**\\ \\ , click to select the \\ \\ **OPEN **\\ \\ role you want to begin processing. \\ \\ 2 \\ \\ Set your objectives for the outcome of your first conversation with the applicant by deciding what to discuss during \\ \\ the call, such as missing survey responses, role requirements and expectations, training requirements for role, \\ \\ applicant’s current level of motivation for role, etc. \\ \\ //**A NOTE ABOUT MISSING SURVEY RESPONSES: **//\\ \\ //Whenever an application is in //\\ \\ //**Open**//\\ \\ //, //\\ \\ //**In Process**//\\ \\ //, or //\\ \\ //**Onboarding **//\\ \\ //status and there are no survey responses, the //\\ \\ //applicant can go to the //\\ \\ //**Take Action **//\\ \\ //web page, select the role applied for, and then fill out the blank survey form. //\\ \\ //As soon as the applicant submits the completed form, the responses will be available on the applicant’s LMT //\\ \\ //page for that role. //\\ \\ 3 \\ \\ Call the applicant and accomplish the objectives you set in Step 2. \\ \\ 4 \\ \\ Record your call by entering a note in the LMT with these steps: \\ \\ a.  In the \\ \\ **NOTES AND COMMENTS **\\ \\ section, click \\ \\ **Contact Log **\\ \\ to reveal an additional field that shows “\\ \\ **Please, **\\ \\ **select…**\\ \\ ” \\ \\ b.  Click the down arrow to the right of the new field to reveal the list of selections. \\ c.  Select “\\ \\ **Called – Meaningful Interaction**\\ \\ .” (\\ \\ //See //\\ \\ //**Appendix B “Rejecting an Application” **//\\ \\ //and //\\ \\ //**“More about **//\\ \\ //**Adding Note”s **//\\ \\ //for information about “//\\ \\ //**Not Suitable for Role**//\\ \\ //” and “//\\ \\ //**Not Interested**//\\ \\ //” selections.//\\ \\ ) \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\ //Continued on next page //\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto010.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **Task 2: Make the Initial Call **\\ \\ **(continued) **\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ ** **\\ \\ **6 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ **S**\\ \\ **TEP **\\ \\ **A**\\ \\ **CTION **\\ \\ 5 \\ \\ Type the details of your conversation in the \\ \\ **NOTES AND COMMENTS **\\ \\ text field, making sure the information will also \\ \\ make sense to others who might later need to review or manage this leader. \\ \\ // //\\ \\  \\ \\ 6 \\ \\ Click the \\ \\ **ADD NOTE **\\ \\ button. \\ \\ A blue success message line will display for about five seconds, confirming your note has been added, and the note \\ \\ will appear in an area at the bottom of the \\ \\ **NOTES AND COMMENTS **\\ \\ section with additional system-generated details. \\ \\ // //\\ \\  \\ \\ The system leaves the application in \\ \\ **Open **\\ \\ status and assigns you as the leader processing it. \\ \\ // //\\ \\  \\ \\ // //\\ \\ //Continued on next page //\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto011.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **Task 2: Make the Initial Call **\\ \\ **(continued) **\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ ** **\\ \\ **7 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ **S**\\ \\ **TEP **\\ \\ **A**\\ \\ **CTION **\\ \\ 7 \\ \\ Examine the \\ \\ **ONBOARDING CHECKLIST **\\ \\ that appears on the LMT detail screen below the \\ \\ **CREATE COSACTION EMAIL **\\ \\ **ACCOUNT **\\ \\ section and notice that the system automatically checked “\\ \\ **Initial Call Made**\\ \\ .” \\ \\  \\ \\ //**IMPORTANT NOTES**//\\ \\ //: //\\ \\ • \\ \\ //The //\\ \\ //**Onboarding Checklist **//\\ \\ //only appears for applications submitted or reopened after May 6, 2019 when this //\\ \\ //feature was implemented. //\\ \\ • \\ \\ //The sequence in the checklist follows the recommended sequence of tasks in the process. As you proceed //\\ \\ //through the process, some items in this checklist are automatically checked by CB and some require that you //\\ \\ //manually enter a checkmark after completing that task. //\\ \\ 8 \\ \\ Go to \\ \\ **Task 3: Perform the Vetting Process**\\ \\ . \\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto012.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **Task 3: Perform the Vetting Process **\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ ** **\\ \\ **8 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ // //\\ \\ **Introduction **\\ \\ The vetting process is intended to ensure the applicant and the role are a good fit. For some applicants, \\ \\ you might accomplish this during the initial call and for others, you might choose to repeat this task with \\ \\ additional vetting activities until you’re convinced you should proceed with onboarding. Additional \\ \\ vetting activities might involve further interaction with the applicant and conversations with other \\ \\ leaders who are familiar with the applicant. \\ This task covers the steps for recording all your vetting activities in the LMT. \\ \\  \\ \\  \\ \\ **S**\\ \\ **TEP **\\ \\ **A**\\ \\ **CTION **\\ \\ 1 \\ \\ Follow the steps in Task 1 to access the CB LMT detail page so you’ll be ready to record your vetting activity. \\ \\ 2 \\ \\ When you complete a vetting activity, record it by entering notes in CB with these steps: \\ \\ a.  In the \\ \\ **NOTES AND COMMENTS **\\ \\ section, click \\ \\ **Contact Log **\\ \\ to reveal the additional field that shows “\\ \\ **Please, **\\ \\ **select…**\\ \\ ” \\ \\ b.  Click the down arrow to the right of the new field to reveal the list of selections. \\ c.  Select “\\ \\ **Vetting**\\ \\ .” \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\ d.  Type your note in the \\ \\ text field and then click \\ \\ the \\ \\ **ADD NOTE **\\ \\ button. \\ \\  \\ \\ //Continued on next page //\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto013.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **Task 3: Perform the Vetting Process **\\ \\ **(continued) **\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ ** **\\ \\ **9 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ **S**\\ \\ **TEP **\\ \\ **A**\\ \\ **CTION **\\ \\ 3 \\ \\ Examine the result of adding your vetting note. \\ When you click \\ \\ **ADD NOTE**\\ \\ , the LMT \\ \\ adds your note to the \\ \\ **NOTES AND **\\ \\ **COMMENTS **\\ \\ section above any \\ \\ previous notes and shows the \\ \\ **ACTION TYPE **\\ \\ as \\ \\ **Vetting**\\ \\ . \\ \\ The LMT also automatically changes the status of the application from \\ \\ “\\ \\ **Open**\\ \\ ” to “\\ \\ **In Process**\\ \\ ” in the \\ \\ **APPLICATIONS HISTORY **\\ \\ on the LMT detail \\ \\ page and in the main LMT list. In addition, it adds a checkmark to the \\ \\ **Vetting **\\ \\ item on the \\ \\ **ONBOARDING CHECKLIST**\\ \\ . \\ \\  \\ \\  \\ \\    \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\ 4 \\ \\ When all vetting activities are complete and properly recorded, go to \\ \\ **Task 4: Conduct the Onboarding Process**\\ \\ . \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto014.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **Task 4: Conduct the Onboarding Process **\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ ** **\\ \\ **10 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ // //\\ \\ **Introduction **\\ \\ This task covers the steps to follow when you have completed all your vetting activities and have \\ \\ decided that the applicant should be onboarded for the role. \\ \\  \\ \\  \\ \\ **S**\\ \\ **TEP **\\ \\ 1 \\ 2 \\ \\ **A**\\ \\ **CTION **\\ \\ Follow the steps in Task 1 to access the CB LMT detail page. \\ Perform these steps to enter a note indicating your intention to begin the onboarding process: \\ \\ a.  In the \\ \\ **NOTES AND COMMENTS **\\ \\ section, click \\ \\ **Contact Log **\\ \\ to reveal the additional field that shows “\\ \\ **Please, **\\ \\ **select…**\\ \\ ” \\ \\ b.  Click the down arrow to the right \\ \\ of the selection field to reveal \\ \\ the list of selections. \\ \\ c.  Select “\\ \\ **Onboarding Initiated**\\ \\ .” \\ \\ d.  Type your note in the text field \\ \\ and click \\ \\ **ADD NOTE**\\ \\ . \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\ 3 \\ \\ Examine the result of adding your \\ \\ **Onboarding Initiated **\\ \\ note. \\ The LMT adds your note to the \\ \\ **NOTES AND COMMENTS **\\ \\ section with the \\ \\ **ACTION TYPE **\\ \\ as \\ \\ **Onboarding Initiated**\\ \\ . \\ \\ The LMT also automatically changes the status of \\ \\ the application from “\\ \\ **In Process**\\ \\ ” to “\\ \\ **Onboarding**\\ \\ ” in \\ \\ the \\ \\ **APPLICATIONS HISTORY **\\ \\ on the LMT detail page \\ \\ and in the main LMT list. In addition, it adds a \\ \\ checkmark to the \\ \\ **Onboarding Initiated **\\ \\ item on the \\ \\ **ONBOARDING CHECKLIST. **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ 4 \\ \\ Read the notes on the next page. \\ \\ 5 \\ \\ When the applicant completes the onboarding activities highlighted in the \\ \\ **ONBOARDING CHECKLIST **\\ \\ image on the \\ \\ next page, go to \\ \\ **Task 5: Create a cosaction.com Email Account. **\\ \\ ** **\\ \\ //Continued on next page //\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto015.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **Task 4: Conduct the Onboarding Process **\\ \\ **(continued) **\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ ** **\\ \\ **11 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ **Important **\\ \\ **information **\\ \\ **about **\\ \\ **onboarding **\\ \\ The onboarding process involves several steps as indicated in the \\ \\ **ONBOARDING CHECKLIST **\\ \\ below. \\ \\ Notice that the highlighted items require \\ \\ you to enter checkmarks manually as the \\ \\ applicant completes these activities. \\ \\ **NOTE: **\\ \\ These activities could span several \\ \\ days or even weeks, so you should have \\ \\ regular interactions with the applicant \\ \\ during this important time to ensure his or \\ \\ her comfort and success in accomplishing \\ \\ these tasks. \\ \\ [[https://drive.google.com/open?id=1R_wwfTw-O1BcHQcuwDg2Pnzlha8w2lge|Leadership Role Manual]]\\ \\ [[https://drive.google.com/open?id=1R_wwfTw-O1BcHQcuwDg2Pnzlha8w2lge| ]]\\ \\ When applicants enroll in COSUniversity \\ \\ before they are assigned to a role, they will \\ \\ only see the public courses. They need to \\ \\ complete the public courses. Students can \\ \\ be viewed in CB under Tools: \\ \\ COSUNIVERSITY: STUDENTS \\ More information on accessing \\ \\ COSUniversity can be found in the Help \\ \\ Desk Knowledgebase at[[https://help.conventionofstates.com/kb/faq.php?id=124| ]]\\ \\ [[https://help.conventionofstates.com/kb/faq.php?id=124|Accessing COSU ]]\\ \\ [[https://help.conventionofstates.com/kb/faq.php?id=124|. ]]\\ \\ Make sure you record every interaction in \\ \\ the \\ \\ **NOTES AND COMMENTS **\\ \\ section on the \\ \\ LMT detail page. For a note with an \\ \\ **Action **\\ \\ **Type **\\ \\ that doesn’t fit any of the \\ \\ **Contact **\\ \\ **Log **\\ \\ choices in the dropdown list, simply use \\ \\ the \\ \\ **Note **\\ \\ button instead. \\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ To send email messages during \\ \\ the onboarding process, use the \\ \\ **EMAIL **\\ \\ section on the LMT detail \\ \\ screen. \\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto016.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **Task 5: Finalize Onboarding Activities **\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ ** **\\ \\ **12 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ // //\\ \\ **Introduction **\\ \\ When the applicant has completed all training and other onboarding requirements for the role, you can \\ \\ conclude the onboarding process. \\ This task covers the steps for using the LMT to record the completion of onboarding. \\ \\  \\ \\  \\ \\ **S**\\ \\ **TEP **\\ \\ **A**\\ \\ **CTION **\\ \\ 1 \\ \\ Follow the steps in Task 1 to access the CB LMT detail page for the applicant. \\ \\ 2 \\ \\ In the \\ \\ **NOTES AND COMMENTS **\\ \\ section, click \\ \\ **Contact Log**\\ \\ . \\ \\ 3 \\ \\ Click the down arrow to the right of the “Please, select…” field and select \\ \\ **Onboarding Training Completed**\\ \\ . \\ \\ 4 \\ \\ Type a brief note in the text field and click the \\ \\ **ADD NOTE **\\ \\ button. \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\ Adding this note triggers the system to add a checkmark to the final item on the \\ \\ **ONBOARDING CHECKLIST**\\ \\ . \\ \\  \\ \\  \\ \\ The \\ \\ **ASSIGN **\\ \\ button also becomes available in the \\ \\ **ROLE/ASSIGNMENT MANAGEMENT **\\ \\ section, in readiness for the \\ \\ next task. \\ \\ 5 \\ \\ Go to \\ \\ **Task 6: Assign the New Role**\\ \\ . \\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto017.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **Task 6: Assign the New Role **\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ ** **\\ \\ **13 **\\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\ **Introduction **\\ \\ This task includes the steps for assigning the volunteer’s new role in the LMT. \\ \\  \\ \\  \\ \\ **S**\\ \\ **TEP **\\ \\ **A**\\ \\ **CTION **\\ \\ 1 \\ \\ Follow the steps in Task 1 to access the CB LMT detail page for the applicant. \\ \\ 2 \\ \\ Scroll down and examine the \\ \\ **ROLE/ASSIGNMENT MANAGEMENT **\\ \\ section. \\ \\ The \\ \\ **ROLE **\\ \\ and \\ \\ **STATES **\\ \\ fields are \\ \\ automatically populated based on the \\ \\ position applied for and the state in the \\ \\ applicant’s address. Both fields are \\ \\ changeable. \\ Only one role can be selected, but you can \\ \\ select multiple states. \\ The available selections for \\ \\ **STATE **\\ \\ **REGIONS **\\ \\ and \\ \\ **DISTRICTS **\\ \\ are controlled by \\ \\ the states selected in the \\ \\ **STATES **\\ \\ field. \\ \\ If you select more than one state, all the \\ \\ regions and districts for each selected state \\ \\ will appear in the dropdown lists in these \\ \\ two fields. \\ \\ 3 \\ \\ Make sure the agreed-upon role appears in the \\ \\ **ROLE **\\ \\ field. If not, select another one from the available alternatives. \\ \\ //**Note: **//\\ \\ //For some roles, there might be more than one choice. For example, for the State Director role, you can select the State //\\ \\ //Director Leadership Team instead. //\\ \\ //**(SEE APPENDIX B FOR IMPORTANT ADDITIONAL INFORMATION ABOUT ASSIGNING ROLES.)**//\\ \\ //** **//\\ \\ 4 \\ \\ In the \\ \\ **STATES **\\ \\ field, if the new leader will support the state that already appears, move on to \\ \\ **Step 5**\\ \\ . \\ \\ If the new leader will support a single \\ \\ **different state**\\ \\ , do this: \\ \\ a.  Deselect the state that appears by clicking the “\\ \\ **x**\\ \\ ” to the right of the state name in the blue label. \\ \\ b.  Click the down arrow to the right of the \\ \\ **STATES **\\ \\ field and select the other state by clicking its name. A blue \\ \\ label with the name of the selected state will appear in the \\ \\ **STATES **\\ \\ field. \\ \\ c. \\ \\ Click anywhere outside the list to close it.\\ \\  \\ \\ d.  Go to \\ \\ **Step 5**\\ \\ . \\ \\ If the new leader will support \\ \\ **multiple states**\\ \\ , do this: \\ \\ a.  Click the down arrow to the right of the \\ \\ **STATES **\\ \\ field and select each of the other states by clicking each \\ \\ state name in the dropdown list. As you select each state, its blue label will appear in the \\ \\ **STATES **\\ \\ field. \\ \\ //Note: The list will remain open while you make your selections.//\\ \\  \\ \\ b. \\ \\ Click anywhere outside the list to close it.\\ \\  \\ \\ c.  Go to \\ \\ **Step 5**\\ \\ . \\ \\  \\ \\ //Continued on next page //\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto018.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **Task 6: Assign the New Role **\\ \\ **(continued) **\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ ** **\\ \\ **14 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ **S**\\ \\ **TEP **\\ \\ **A**\\ \\ **CTION **\\ \\ 5 \\ \\ In the \\ \\ **STATE REGIONS **\\ \\ field, click the down arrow to the right of the field and select one or more regions to be \\ \\ supported by the new leader. \\ \\ //**Note: **//\\ \\ //The //\\ \\ //**STATE REGIONS **//\\ \\ //field and its dropdown list behave the same way as the STATES field. //\\ \\ 6 \\ \\ In the \\ \\ **DISTRICTS **\\ \\ field, click the down arrow to the right of the field and select one or more districts to be supported by \\ \\ the new leader. \\ \\ //**Note: **//\\ \\ //The //\\ \\ **DISTRICTS **\\ \\ //field and its dropdown list behave the same way as the STATES and STATE REGIONS fields. //\\ \\ 7 \\ \\ Type your comments in the \\ \\ **REASON **\\ \\ field. \\ \\ // //\\ \\  \\ \\ //**IMPORTANT**//\\ \\ //: The system requires a note in the //\\ \\ //**REASON **//\\ \\ //field for any action you perform in this section. //\\ \\ 8 \\ \\ Click the \\ \\ **ASSIGN **\\ \\ button to complete the process. \\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ The LMT list changes to show the \\ \\ **Status **\\ \\ as \\ \\ **Assigned**\\ \\ , with the date \\ \\ and time the assignment was done \\ \\ and the states and districts to which \\ \\ the leader is assigned. \\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ //**IMPORTANT NOTE: **//\\ \\ //**As soon as you complete this task, be sure to communicate to the new leader that he or she is now officially assigned **//\\ \\ //**to the agreed-upon role. Include an official “Welcome to the team” statement. **//\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto019.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **Task 7: Confirm Volunteer Agreement Signed **\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ ** **\\ \\ **15 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ // //\\ \\ **Introduction **\\ \\ This task consists of checking that the LMT added a checkmark to the Volunteer Agreement Signed step \\ \\ in the Onboarding Checklist. \\ \\  \\ \\  \\ \\ **S**\\ \\ **TEP **\\ \\ **A**\\ \\ **CTION **\\ \\ 1 \\ \\ Follow the steps in Task 1 to access the CB LMT detail page for the applicant. \\ \\ 2 \\ \\ Scroll down and examine the \\ \\ **ONBOARDING CHECKLIST, Post-Assignment Steps **\\ \\ section. \\ \\ An email with the Volunteer Agreement \\ \\ link is now automatically triggered when \\ \\ a role application is submitted. If the \\ \\ applicant has not signed the agreement \\ \\ when they try to sign into their CB \\ \\ account for the first time, they will be \\ \\ presented the Application to sign. \\ When the Volunteer Agreement has \\ \\ been signed the LMT auto checks the \\ \\ Volunteer Agreement Signed checkbox. \\ \\ When the applicant has not signed the Volunteer \\ \\ Agreement, a Send Request button will be shown \\ \\ on the “Volunteer Agreement is signed” status line \\ \\ below the Applications History on the LMT detail \\ \\ screen along with an “x” (or an hourglass symbol if \\ \\ a sent Volunteer Agreement is pending applicant \\ \\ action). \\ \\ 3 \\ \\ If the applicant has not completed signing the Volunteer Agreement, have them complete an agreement that is in \\ \\ process, send them a new agreement with the Send Req button, or have them attempt to sign in to their account to \\ \\ trigger sending them a Volunteer Agreement for signature. \\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto020.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **Task 8: Create a COSAction.com Email Account **\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ ** **\\ \\ **16 **\\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\ **Introduction **\\ \\ As the onboarding process nears completion, it is time to create a cosaction.com email account for the \\ \\ new leader. \\ Follow the steps below to create the new email account. \\ \\  \\ \\  \\ \\ **S**\\ \\ **TEP **\\ \\ **A**\\ \\ **CTION **\\ \\ 1 \\ \\ Follow the steps in Task 1 to access the CB LMT detail page for the applicant. \\ \\ 2 \\ \\ Go to the section entitled \\ \\ **CREATE COSACTION EMAIL ACCOUNT**\\ \\ . \\ \\  \\ \\ As shown in the image above, the system uses the first and last name from the applicant’s profile in the address and \\ \\ defaults to a \\ \\ **forward only **\\ \\ account going to the email address the applicant provided. This arrangement will be \\ \\ appropriate for most leaders. \\ \\ //**If there is more than one email address listed, ask the applicant which one he or she prefers for receiving COS **//\\ \\ //**emails and select that one. (If the applicant prefers an email address that doesn’t appear, you can add the email **//\\ \\ //**address in the applicant’s CB profile.) **//\\ \\  \\ \\  \\ \\ **IMPORTANT NOTE: **\\ \\ If the new leader needs to have a \\ \\ **full **\\ \\ account, you can deselect the \\ \\ **Forward only email **\\ \\ option, \\ \\ exposing a password field where \\ \\ an initial password is specified. \\ With a \\ \\ **full **\\ \\ account, leaders would \\ \\ normally access email by signing \\ \\ into Roundcube, COS’s online \\ \\ email client, where they can \\ \\ change the password. However, if \\ \\ they forget the password and can’t \\ \\ sign in, another leader would have to set a new password for them from the LMT. Leaders cannot reset their own \\ \\ passwords. \\ \\ //(Note: There is separate training for Roundcube.) //\\ \\  \\ \\ //Continued on next page //\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto021.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **Task 8: Create a COSAction.com Email Account **\\ \\ **(continued) **\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ ** **\\ \\ **17 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ **S**\\ \\ **TEP **\\ \\ **A**\\ \\ **CTION **\\ \\ 3 \\ \\ Once you’ve confirmed the details, click \\ \\ **CREATE COSACTION EMAIL ACCOUNT**\\ \\ . \\ \\ This action triggers an automatic email \\ \\ like this one, notifying the applicant of \\ \\ the new account: \\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ After you create the account, \\ \\ the options in the \\ \\ **MANAGE **\\ \\ **COSACTION  EMAIL  ACCOUNT **\\ \\ section change: \\ \\ 4 \\ \\ Click \\ \\ **SEND CONFIRM COSACTION EMAIL**\\ \\ . \\ \\ // //\\ \\ This action will generate an email like this one: \\ \\ //**Note: **//\\ \\ //You might want to ask the applicant to let //\\ \\ //you know when he or she has confirmed access. //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ When the applicant clicks the confirmation link, \\ \\ he or she sees this message: \\ \\ The LMT also adds a checkmark to the \\ \\ **COSAction Email **\\ \\ **Address Confirmed **\\ \\ item in the \\ \\ **ONBOARDING CHECKLIST**\\ \\ . \\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ //**IMPORTANT NOTE: **//\\ \\ //You must confirm the cosaction.com email account separately for each application being //\\ \\ //processed. Any number of these emails may be sent, and they will all contain the same confirmation link, if for the //\\ \\ //same application. The link will remain valid until any one of them is clicked, after which it will expire, causing any //\\ \\ //subsequent clicks to present a 404 error page. Once confirmed, the //\\ \\ //**SEND CONFIRM COSACTION EMAIL **//\\ \\ //button for that //\\ \\ //specific application will no longer be shown. //\\ \\ 5 \\ \\ Go to \\ \\ **Task 6: Invite the Applicant to the Slack Workspace**\\ \\ . \\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto022.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **Task 9: Invite the Applicant to the Slack Workspace **\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ ** **\\ \\ **18 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ **Introduction **\\ \\ At this point, you’ll want to invite the applicant to his or her state’s Slack workspace. \\ This task covers the steps for performing this task and includes information about training resources for \\ \\ Slack. \\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ **S**\\ \\ **TEP **\\ \\ **A**\\ \\ **CTION **\\ \\ 1 \\ \\ **Note: **\\ \\ An invitation to join a Slack Workspace must be created in Slack by an administrator. \\ \\ //**(The invitation should use the **//\\ \\ //**applicant’s cosaction.com email address. See Appendix B for information about avoiding duplicate Slack accounts.) **//\\ \\ If you are \\ \\ not an administrator of the Workspace for the applicant’s state, you must contact a user who is and ask that person to \\ \\ create the invitation for you. If you don’t know who the administrators are, follow the procedure below to find and \\ \\ contact one. (These instructions assume you are already a member of the Slack Workspace for the applicant’s state.) \\ \\ a.  Log into the Slack Workspace to which you want to invite the applicant. \\ b.  Click on the \\ \\ **More Items **\\ \\ icon (three dots) at the top right corner of the workspace to reveal a list of selections. \\ \\ // //\\ \\ c.  Select \\ \\ **Workspace Directory**\\ \\ . \\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ d.  Click the down arrow to the right of the field just below \\ \\ the \\ \\ **Search members **\\ \\ field and select \\ \\ **Admins**\\ \\ . \\ \\ // //\\ \\ You will see a list of all users with the Admin role for that \\ \\ Workspace. \\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ e.  Click the name you want. \\ \\ // //\\ \\ The pane changes to show information about that admin \\ \\ and includes tools for making a computer-to-computer call \\ \\ or sending a direct message. \\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ f.  Click either the \\ \\ **Message or Call button **\\ \\ to contact the admin \\ \\ with your request to send an invitation to the applicant. Ask \\ \\ the admin to let you know when the invitation has been sent \\ \\ so you’ll know when to follow up. \\ \\ // //\\ \\ //Continued on next page //\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto023.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **Task 9: Invite the Applicant to the Slack Workspace **\\ \\ **(continued) **\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ ** **\\ \\ **19 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ **S**\\ \\ **TEP **\\ \\ **A**\\ \\ **CTION **\\ \\ 2 \\ \\ Follow the steps in Task 1 to access the CB LMT detail page for the applicant. \\ \\ 3 \\ \\ In the \\ \\ **EMAIL **\\ \\ section, create and send an email to the applicant advising him or her to follow the directions in the Slack \\ \\ invitation email as soon as possible and let you know when it’s done. \\ Include instructions for accessing the \\ \\ **Slack: Basics **\\ \\ training video in the \\ \\ **Help Desk Knowledgebase**\\ \\ . \\ \\ **EXAMPLE: **\\ \\ Hi, Lisa, \\ I hope you’re as excited as I am that there’s only one more important task for you to complete and then we can \\ \\ officially assign you to the role of COS State Director! \\ You’ll soon receive an email inviting you to join your state’s Slack Workspace. Your task is to sign in and become \\ \\ familiar with it. Slack is an online communication and collaboration hub that COS uses at the national, state, and \\ \\ team levels to share information and collaborate on projects. As a COS leader, you will use Slack often. \\ Please let me know as soon as you have accessed and examined the Slack Workspace so I can mark your training \\ \\ as completed and officially assign the SD role to you. \\ To learn how to use Slack, you can access a Slack: Basics training video in the COS Help Center Knowledgebase by \\ \\ following these steps: \\ \\ 1.\\ \\  \\ \\ Go to the Help Desk URL:\\ \\ [[https://help.conventionofstates.com/| https:%%//%%help.conventionofstates.com/]]\\ \\ [[https://help.conventionofstates.com/| ]]\\ \\ 2.\\ \\  \\ \\ Click Sign In the upper right corner of the login screen. \\ \\ 3.\\ \\  \\ \\ Click the Sign in with COS button. \\ \\ 4.\\ \\  \\ \\ Click Knowledgebase on the horizontal navigation bar under the COS logo. \\ \\ 5.\\ \\  \\ \\ Click 2. State Leader Core. \\ \\ 6.\\ \\  \\ \\ Scroll to the bottom of the list and click Slack: Basics. \\ \\ 7.\\ \\  \\ \\ View the video and if you want additional information, click the link underneath it. \\ \\ 4 \\ \\ Once you’ve confirmed the applicant has joined the state’s Slack workspace, check off that item on the \\ \\ **Onboarding **\\ \\ **Checklist**\\ \\ . \\ \\ // //\\ \\  \\ \\ // //\\ \\ //**IMPORTANT NOTE: **//\\ \\ //The cosaction.com email account must be confirmed separately for //\\ \\ //each //\\ \\ //application being //\\ \\ //processed, by using the //\\ \\ //**Send Confirm cosaction Email **//\\ \\ //button to send the email. Any number of these emails may be //\\ \\ //sent, and they will all contain the same confirmation link, if for the same application. The link will remain valid until any //\\ \\ //one of them is clicked, after which it will expire, causing any subsequent clicks to present a 404 error page. Once //\\ \\ //confirmed, the //\\ \\ //**Send Confirm cosaction Email **//\\ \\ //button for that specific application will no longer be shown. //\\ \\ 5 \\ \\ Go to \\ \\ **Task 7: Finalize Onboarding Activities**\\ \\ . \\ \\ // //\\ \\ **This is the end of the application processing tasks. **\\ \\ **See the Appendices for additional information. **\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto024.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **Appendix  A:  Links **\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ ** **\\ \\ **A**\\ \\ **PPENDIX **\\ \\ **A  P**\\ \\ **AGE **\\ \\ **A1 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ **Introduction **\\ \\ List of links (URL’s) for further information \\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ **LINK**\\ \\ ** **\\ \\ **DESCRIPTION**\\ \\ ** **\\ \\ [[https://conventionofstates.com/take_action|//https:%%//%%conventionofstates.com/take_action//]]\\ \\ [[https://conventionofstates.com/take_action|// //]]\\ \\ //TAKE ACTION - List of leadership roles//\\ \\ // //\\ \\ //where Patriots may apply for one of //\\ \\ //the leadership roles//\\ \\ // //\\ \\ [[https://cosuniversity.com/|//https:%%//%%cosuniversity.com///]]\\ \\ [[https://cosuniversity.com/|// //]]\\ \\ //Convention of States University – must//\\ \\ // //\\ \\ //be signed on to CitizenBuilder to access//\\ \\ // //\\ \\ //https:%%//%%dashboard.conventionofstates.com/tools/university/students //\\ \\ //COS Student List//\\ \\ // //\\ \\ //https:%%//%%drive.google.com/open?id=1R_wwfTw- //\\ \\ //O1BcHQcuwDg2Pnzlha8w2lge //\\ \\ //COS State Team Manuals//\\ \\ // //\\ \\ //https:%%//%%help.conventionofstates.com/kb/faq.php?id=124 //\\ \\ //Help Desk Knowledge Base Accessing //\\ \\ //COS University for leaders and District//\\ \\ // //\\ \\ //Captains//\\ \\ // //\\ \\ //https:%%//%%www.youtube.com/playlist?list=PLWlXaxtQ7fUb1WqLJD//\\ \\ //qJFGQsAXU7CjoGz //\\ \\ //Slack Help Playlist  //\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto025.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **Appendix B: Handling Exceptions & Variations **\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.0  D**\\ \\ **EC **\\ \\ **2,  2020 **\\ \\ **A**\\ \\ **PPENDIX **\\ \\ **B  P**\\ \\ **AGE **\\ \\ **B4 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ **Overview **\\ \\ The tasks and steps on the previous pages of this guide assume the application will progress all the way \\ \\ through the vetting and onboarding process. However, there are times when you will encounter \\ \\ exceptions. The additional tasks covered in this Appendix address those exceptions: \\ \\ 1.  Rejecting an application \\ 2.  Unassigning a role \\ 3.  Reopening an application after it has been rejected or a role has been unassigned \\ 4.  Changing the “\\ \\ **Assigned to**\\ \\ ” leader in the LMT \\ \\ ** **\\ \\ **More about **\\ \\ **the LMT **\\ \\  \\ \\ ** **\\ \\ //**Additional Purpose **//\\ \\ You can also use the LMT to manage existing assigned leaders, some of whom might have more \\ \\ than one role. \\ \\ //**The LMT List **//\\ \\ The LMT creates a new entry not only when a volunteer submits an application on the Take Action \\ \\ page of the COS website but also when a leader with access to the Leader Positions tab in a \\ \\ volunteer’s profile assigns a role. \\ \\ //(//\\ \\ //**Note**//\\ \\ //: Assigning a role from the Leader Positions tab is an //\\ \\ //**exception **//\\ \\ //that should only be used to “promote” an existing leader to a different role when that //\\ \\ //leader is well-known enough that completing another application is not considered necessary.) //\\ \\ The LMT list includes a separate row for each role for each leader, regardless of how that role was \\ \\ associated with the leader’s profile. \\ \\ //**Applications for the Volunteer Role **//\\ \\ On the LMT detail page, you will not see an \\ \\ //**Onboarding Checklist **//\\ \\ for the \\ \\ **V**\\ \\ **OLUNTEER **\\ \\ role because \\ \\ that role is not subject to the structured onboarding flow explained in this document. (Also, you \\ \\ would not normally create a cosaction.com email account for this role.) \\ \\ ** **\\ \\ **Rejecting an **\\ \\ **Application **\\ \\  \\ \\ ** **\\ \\ If at any time during the process, you decide an applicant is not a fit for the selected role, click on the \\ \\ red \\ \\ **REJECT **\\ \\ button \\ \\ in the \\ \\ **ROLE/ASSIGNMENT **\\ \\ **MANAGEMENT **\\ \\ section. \\ \\ ** **\\ \\ //**NOTE: **//\\ \\ //You might take this //\\ \\ //action after a phone call //\\ \\ //for which you created a //\\ \\ //note with one of these //\\ \\ //two //\\ \\ //**ACTION TYPES**//\\ \\ //: //\\ \\ ** **\\ \\  \\ \\ ** **\\ \\ //See “//\\ \\ //**More about Adding **//\\ \\ //**Notes” **//\\ \\ //later in this Appendix. //\\ \\ ** **\\ \\ The system will change the status to \\ \\ //**Rejected**//\\ \\ , finishing the process. \\ \\ ** **\\ \\  \\ \\ //Continued on next page //\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto026.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ ** **\\ \\ **Appendix B: Handling Exceptions & Variations **\\ \\ **(continued) **\\ \\ **A**\\ \\ **PPENDIX **\\ \\ **B  P**\\ \\ **AGE **\\ \\ **B4 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ ** **\\ \\ **Unassigning a **\\ \\ **Role **\\ \\ //**IMPORTANT NOTE ABOUT ACTION BUTTONS IN THE ROLE/ASSIGNMENT MANAGEMENT SECTION **//\\ \\ //These buttons change according to the status of an application. At times, you might //\\ \\ //see as many as four different buttons. //\\ \\ ** **\\ \\ After you assign a role in the \\ \\ **ROLE/ASSIGNMENT MANAGEMENT **\\ \\ section, an \\ \\ **UNASSIGN **\\ \\ button \\ \\ appears: \\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ If there is a legitimate reason the leader should no longer have the selected role, click the \\ \\ **UNASSIGN **\\ \\ button to remove the role. \\ The system changes the role status to \\ \\ //**Former **//\\ \\ in the LMT list and adds a “\\ \\ **System action**\\ \\ ” note in \\ \\ the \\ \\ **NOTES AND COMMENTS **\\ \\ section of the LMT detail page stating the position was removed by \\ \\ you. The note includes the information you entered in the \\ \\ **REASON **\\ \\ field. \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\ ** **\\ \\ **Reopening an **\\ \\ **Application **\\ \\ ** **\\ \\ You can reopen the process for a role with \\ \\ //**Former **//\\ \\ or \\ \\ //**Rejected **//\\ \\ status by \\ \\ using the \\ \\ **REOPEN APPLICATION **\\ \\ button in the \\ \\ **ROLE/ASSIGNMENT **\\ \\ **MANAGEMENT **\\ \\ section. \\ \\ This action places the application back into \\ \\ //**Open **//\\ \\ status. and starts the entire applicant process flow \\ \\ again. The \\ \\ **ONBOARDING CHECKLIST **\\ \\ will appear on the LMT detail page, regardless of when the \\ \\ original application was submitted \\ \\ //**Note: **//\\ \\ //The //\\ \\ //**Assigned To **//\\ \\ //name does not change automatically when a different leader reopens the //\\ \\ //application. Once the application is in process, you can use the //\\ \\ //**Pickup the Process **//\\ \\ //button to make the //\\ \\ //change. See the next section for details. //\\ \\ ** **\\ \\  \\ \\ //Continued on next page //\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto027.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ ** **\\ \\ **Appendix B: Handling Exceptions & Variations **\\ \\ **(continued) **\\ \\ **A**\\ \\ **PPENDIX **\\ \\ **B  P**\\ \\ **AGE **\\ \\ **B4 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ **Changing the **\\ \\ **“Assigned to” **\\ \\ **Leader **\\ \\ The purpose of having an \\ \\ //assigned //\\ \\ leader is to let others know which leader is taking primary \\ \\ responsibility for processing an application. Typically, the \\ \\ //assigned //\\ \\ leader should be the one who \\ \\ takes the \\ \\ //Reject //\\ \\ or \\ \\ //Assign //\\ \\ action. \\ \\ The LMT automatically assigns an application to the leader who enters the first note in the \\ \\ **NOTES **\\ \\ **AND COMMENTS **\\ \\ section of the detail page. Throughout the process, multiple leaders may participate \\ \\ by entering notes and even \\ \\ //Rejecting //\\ \\ or \\ \\ //Assigning //\\ \\ the role. All those notes will show the name of the \\ \\ leader who entered them, but the \\ \\ //assigned //\\ \\ leader for the application does not change. \\ \\ If another leader desires to be shown as the \\ \\ //assigned //\\ \\ leader, he or \\ \\ she can make the change while the application is in the \\ \\ //**In Process **//\\ \\ //or //\\ \\ //**Onboarding **//\\ \\ status by using the \\ \\ **PICKUP THE PROCESS **\\ \\ button in the \\ \\ **ROLE/ASSIGNMENT MANAGEMENT **\\ \\ section. \\ \\ //**Note: **//\\ \\ //This button only //\\ \\ //appears to leaders other than the one who is already assigned. //\\ \\ ** **\\ \\ **More About **\\ \\ **Adding Notes **\\ \\  \\ \\ ** **\\ \\ //**Notes are Important **//\\ \\ At every appropriate step in the process, it is important to add detailed notes describing each \\ \\ contact with a new applicant and any other information relevant to the vetting and onboarding \\ \\ process. This is critical not only for your own recollection, but also for others who might later \\ \\ need to review or manage this leader. \\ When you select “\\ \\ //Not Suitable for Role//\\ \\ ” or “\\ \\ //Not Interested//\\ \\ ” in \\ \\ **Task 2 Step 4**\\ \\ , be sure to explain \\ \\ your reasoning in your notes. Having detailed notes for \\ \\ //Rejected //\\ \\ or \\ \\ //Unassigned //\\ \\ leaders enables \\ \\ others to determine whether \\ \\ //Former //\\ \\ or \\ \\ //Rejected //\\ \\ leaders should be eligible for reconsideration if \\ \\ they reapply or express renewed interest. \\ \\ ** **\\ \\ //**Notes are Role-specific **//\\ \\ If there is more than one role listed under \\ \\ **APPLICATIONS HISTORY **\\ \\ on the LMT detail page, you \\ \\ must select a specific role to see all the related notes. You will see only the notes for the selected \\ \\ role. \\ This role-specific notes feature was added to the LMT effective 3/14/2019, so any LMT activity \\ \\ notes entered prior to that date will be shown in the profile Dashboard, \\ \\ **not **\\ \\ the \\ \\ LMT. \\ \\ • \\ \\ //To remind you, this note appears in the //\\ \\ //**NOTES AND COMMENTS **//\\ \\ //section: //\\ \\  \\ \\ ** **\\ \\  \\ \\  \\ \\  \\ \\ ** **\\ \\ **Avoiding **\\ \\ **Duplicate Slack **\\ \\ **Accounts **\\ \\ ** **\\ \\ When a volunteer has more than one email address and a Slack invitation is sent to each, if the \\ \\ volunteer clicks the link in each invitation, multiple Slack accounts are created. To prevent duplicate \\ \\ accounts, we must use only the \\ \\ **cosaction.com **\\ \\ email address for all Slack invitations. Not only will this \\ \\ help prevent the limited number of free Slack accounts from being wasted but it will also avoid \\ \\ confusing others who might not know which account to use when "mentioning" or opening DMs. \\ You can use Slack’s Workspace Directory to check for existing and deactivated accounts by following \\ \\ the procedure in Task 6 Step 1. Workspace Owners and Admins can also check for pending invitations, \\ \\ which they can resend or revoke. \\ \\ ** **\\ \\  \\ \\ //Continued on next page //\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto028.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\ ** **\\ \\ **Appendix B: Handling Exceptions & Variations **\\ \\ **(continued) **\\ \\ **A**\\ \\ **PPENDIX **\\ \\ **B  P**\\ \\ **AGE **\\ \\ **B4 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ ** **\\ \\ ** **\\ \\ **More about **\\ \\ **Assigning **\\ \\ **Roles **\\ \\ **(**\\ \\ //**see Task 8) **//\\ \\ //**General **//\\ \\ In \\ \\ **CB, Roles **\\ \\ determine the functions to which you have access (what you can do) and assigned \\ \\ **STATES, REGIONS and DISTRICTS **\\ \\ determine whose data you can see. REGION and/or DISTRICT \\ \\ assignments limit access to those selected, while leaving them blank grants access to the entire \\ \\ selected \\ \\ **STATES. **\\ \\ Assignments for each role should be set according to the access needed for that \\ \\ specific role. \\ It is critical that assignments for certain roles (DC and RC in particular) be set properly for various \\ \\ automated aspects of CB to function as intended. Because at some point in the future, CB will treat \\ \\ assignments separately for each role with respect to the tools available for that role, you might have \\ \\ to assign some leaders to multiple roles to properly define their access and responsibilities. \\ \\ //**Example: **//\\ \\ //DCs who might need to handle Followups for their entire states should not be given full state access //\\ \\ //with their DC role. Instead, they should be assigned as Followup Team Members with full state access, and //\\ \\ //their DC assignments limited to their assigned district(s). //\\ \\ ** **\\ \\ //**DC & RC Roles **//\\ \\ Because these roles are treated in special ways in various aspects of CB, they MUST be limited to their \\ \\ proper assignments. DCs need to be assigned to specific HD(s), and RCs need to be assigned to specific \\ \\ STATE REGIONS. \\ \\ //**Example: **//\\ \\ //For DCs, the Followup Tool and District Dashboard have a column entitled Has DC, where the pop- //\\ \\ //up window will show the DC(s) assigned to the supporter’s district. This is done by looking *only* at the HD //\\ \\ //part of the assignment. Likewise, RCs are identified in other areas solely by the REGION part of their //\\ \\ //assignment. Certain automated notifications that go out to DCs and RCs are based on the HD and REGION //\\ \\ //part of their assignments, respectively. //\\ \\ ** **\\ \\ //**Single Leader **//\\ \\ Most leadership roles include a companion “team” role, allowing many volunteers to contribute as a \\ \\ team, but there should only be one volunteer per STATE, REGION, and/or DISTRICT designated as the \\ \\ “leader” in that role. This is especially important for the DC role because of various CB features that \\ \\ assume only one assigned leader. An example is the use of merge tags in Followup email templates \\ \\ that include reference to the DC assigned to the new supporter’s district. If there were multiple DCs \\ \\ assigned, the emails could inconsistently reference different DCs. This same concept also applies for \\ \\ multi-state assignments. If for example State Grassroots Coordinators are assisting other states, they \\ \\ should be assigned with the SGC Team role for the other states rather than adding those STATES to \\ \\ their existing SGC role. \\ \\  \\ \\  \\ \\ ** **\\ \\ **When a **\\ \\ **COSAction **\\ \\ **Email Account **\\ \\ **Already  Exists **\\ \\ ** **\\ \\ If you cannot assign a cosaction.com email \\ \\ account because the account has already \\ \\ been assigned to another leader, alter the \\ \\ email name to make it unique. You can \\ \\ change the first name to a nickname, add \\ \\ a number, or add the state initials so it is \\ \\ unique to the system. \\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_22275_pdfto029.png?nolink&918x1188|}}\\ \\ **CB: T**\\ \\ **OOLS**\\ \\ **: L**\\ \\ **EADERS **\\ \\ **O**\\ \\ **N**\\ \\ **-**\\ \\ **BOARDING **\\ \\ **G**\\ \\ **UIDE **\\ \\ **V**\\ \\ **3.1  Sep**\\ \\ ** **\\ \\ **29, 2021 **\\ \\  \\ \\ **Appendix C: Suggested Summary of Onboarding Tasks **\\ \\ **A**\\ \\ **PPENDIX **\\ \\ **C P**\\ \\ **AGE **\\ \\ **C1 **\\ \\  \\ \\  \\ \\ ** **\\ \\ //The involvement of the SIA in Onboarding at the State level is at the discretion of the State Director or //\\ \\ //the State Leadership Team. An SIA may perform some or all of these tasks depending on the State’s //\\ \\ //need. Since the SIA is responsible for training and technical help, they should understand and be able //\\ \\ //to perform the tasks associated with onboading a new applicant so that necessary help can be //\\ \\ //provided to the State.//\\ \\ // //\\ \\ // //\\ \\ **Task**\\ \\ ** **\\ \\ **Summary**\\ \\ ** **\\ \\ **Action**\\ \\ ** **\\ \\ 1 \\ \\ **Find and **\\ \\ e\\ \\ **xamine **\\ \\ o\\ \\ **pen **\\ \\ a\\ \\ **pplications in the L**\\ \\ eadership \\ \\ Management Tool \\ \\  \\ \\ 2 \\ \\ **Make the Initial Call **\\ \\ **On completion:  Add **\\ \\ //**Called – Meaningful Interaction **//\\ \\ **note **\\ \\ **System: auto-checks the **\\ \\ //**Initial Call **//\\ \\ //**Made **//\\ \\ **checklist item **\\ \\ 3 \\ \\ **Perform the Vetting Process **\\ \\ as defined by the State Leadership \\ \\ Team \\ \\ **On completion:  Add **\\ \\ //**Vetting **//\\ \\ **note **\\ \\ **System: changes status from **\\ \\ //**Open **//\\ \\ **to **\\ \\ //**In Process **//\\ \\ and \\ \\ **auto-checks the **\\ \\ //**Vetting **//\\ \\ **checklist item **\\ \\ 4 \\ \\ **Conduct the Onboarding Process **\\ \\ **At start:  Add **\\ \\ //**Onboarding Initiated **//\\ \\ **note **\\ \\ **System: changes status from **\\ \\ //**In **//\\ \\ //**Process **//\\ \\ **to **\\ \\ //**Onboarding **//\\ \\ and \\ \\ **auto- **\\ \\ **checks the **\\ \\ //**Onboarding Initiated **//\\ \\ **checklist item **\\ \\  \\ \\ **On completion of each item manually enter checkmark: **\\ \\ **Leadership Role Manual Reviewed **\\ \\ **COSUniversity Reviewed **\\ \\ **Enrolled in COSUniversity **\\ \\ **Reviewed COSAction Email Address **\\ \\ Manual checkmark for each \\ \\ 5 \\ \\ **Create a COSAction.com Email Account and **\\ \\ s\\ \\ **end Confirm **\\ \\ **COSAction email **\\ \\ // //\\ \\ **On verification of auto-check:  Proceed to Task 6.  (any number **\\ \\ **of resends of the confirm email may be sent if needed) **\\ \\ **System: auto-checks the **\\ \\ **COSAction Email Address **\\ \\ **Confirmed checklist item upon **\\ \\ **confirmation **\\ \\ 6 \\ \\ **Invite the Applicant to the **\\ \\ State \\ \\ **Slack Workspace **\\ \\ //u//\\ \\ //**sing **//\\ \\ //**COSAction Email Address **//\\ \\ **When Invite accepted:  manually **\\ \\ **check the **\\ \\ //**Joined Slack Team **//\\ \\ 7 \\ \\ **Finalize Onboarding Activities **\\ \\ **When Task 6 complete: Add **\\ \\ //**Onboarding Training Completed **//\\ \\ **note **\\ \\ **System: auto-checks the **\\ \\ //**Final **//\\ \\ //**Onboarding Training Completed **//\\ \\ **checklist item and enables the **\\ \\ //**Assign **//\\ \\ **button in the **\\ \\ **Role/Assignment Management **\\ \\ **section **\\ \\  \\ \\ **Adjust the Role and Assignments as appropriate, then click the **\\ \\ //**Assign **//\\ \\ **button **\\ \\ System: \\ \\ **changes status from **\\ \\ //**Onboarding **//\\ \\ **to **\\ \\ //**Assigned **//\\ \\ |
|


----

|  __Page Metadata__  ||
|Login Required to view?  |No                  |
|Created:                 |2023-10-30 18:40 GMT|
|Updated:                 |2024-10-31 03:00 GMT|
|Published:               |2023-10-30 05:00 GMT|
|Converted:               |2025-11-11 12:28 GMT|
|Change Author:           |Kristen Stanciu     |
|Credit Author:           |                    |