Wiki_QA_PREVIEW__@@

This page is read only. You can view the source, but not change it. Ask your administrator if you think this is wrong.
To view this on the COS website, click here [[https://conventionofstates.com/files/pre-processing-for-co-lmt-applicants|pre-processing-for-co-lmt-applicants]]

To download the pdf file from the COS website, click here [[https://conventionofstates.com/files/pre-processing-for-co-lmt-applicants/download|Pre-Processing_for_CO_LMT_Applicants_and_Volunteer_Activists2025.pdf]]


----

====== Pre-Processing for CO LMT Applicants ======


The process is simple but not always easy, especially with applicants that don't check their email regularly. It is hoped that this process will remind applicants that checking email often (including junk/spam) is necessary to become an effective member of the CO COS Team.

Attachment: 4589/Pre-Processing_for_CO_LMT_Applicants_and_Volunteer_Activists2025.pdf
| \\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_20493_pdfto001.png?nolink&893x1262|}}\\ \\ **Pre-Processing for CO LMT \\ Applicants and Volunteer Activists\\ Processing BEFORE Starting \\ Onboard Checklist for Leadership \\ Roles\\ Step #1: Open the applicant's LMT \\ proﬁle by clicking on the name \\ and getting their application \\ assigned to you.  \\ Use the "Contact Log" button in \\ the "Notes and Comments" \\ section (right column), a drop \\ down menu will appear. Select \\ from the drop down menu and \\ record a brief note and press the \\ "+ add note" button. CB will then **\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_20493_pdfto002.png?nolink&893x1262|}}\\ \\ **assign the applicant to you for \\ training. Send email instructions \\ to the applicant using “CO-CO \\ Initial Vetting New Volunteer” \\ template, which can be modiﬁed if \\ needed BEFORE sending. If the \\ applicant receives the email and \\ follows the instructions it makes \\ the rest of this process MUCH \\ easier. Monitor applicant's LMT \\ proﬁle following receipt of the \\ email. VOLUNTEER ACTIVIST is \\ the only role that requires NO ON \\ BOARDING CHECK LIST to be \\ completed. Putting the Volunteer \\ Activist to work according to the \\ responses on their survey is to be **\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_20493_pdfto003.png?nolink&893x1262|}}\\ \\ **handled by their DC and/or RC. All \\ LEADERSHIP roles require an on \\ boarding process to be completed \\ BEFORE assignment and a post-\\ assignment checklist to be \\ completed also. \\ Step #2 :   If "Followup \\ Completed" is NOT checked \\ green, Complete the applicant's \\ Followup. You DO NOT need to \\ keep the applicant's follow up \\ open and/or in progress because \\ the applicant will be "followed" in \\ the LMT NOT the FUT. If \\ applicant's follow up has been \\ Completed (green check mark \\ showing), skip to Step #3, **\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_20493_pdfto004.png?nolink&893x1262|}}\\ \\ **otherwise, select the "open" box \\ next to the "followup completed" \\ and it will take you to the FUT \\ proﬁle where you can scroll down \\ and make a note to yourself that \\ you will process  the applicant \\ through the LMT. Then scroll to \\ the bottom of the page and click \\ on the blue "Completed" box, to \\ ﬁnish o  the followup.\\ Step #3 : If "Is Volunteer" is NOT \\ checked green, click on the "Open \\ Proﬁle" box. \\ Select the "Edit" tab at the top \\ right column. Scroll down to \\ "Other Information" on the right \\ and click on the "Is Volunteer" box **\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_20493_pdfto005.png?nolink&893x1262|}}\\ \\ **on the left. The box should turn \\ blue with a white check mark. \\ Scroll back up and click on the \\ blue "Update" box. Return to the \\ applicant's LMT proﬁle and the "Is \\ Volunteer" should be checked in \\ green.\\ Step #4:  If "Petition Signed" is \\ NOT checked green. \\ If applicant has NOT signed the \\ petition, go no further until they \\ do. Direct them to the \\ conventionofstates.com home \\ page and ask them sign. When \\ they have clicked on the red "send \\ to legislators" button, the **\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_20493_pdfto006.png?nolink&893x1262|}}\\ \\ **"Petition Signed" should turn from \\ x to a green check mark. \\ Step #5: If "Account Conﬁrmed" is \\ NOT checked green.\\ The applicant must use the email \\ address that they registered with \\ COS to create and conﬁrm their \\ COS account. If the "Account \\ Conﬁrmed" line has a grey x, then \\ the applicant must create the \\ account and set a password. If the \\ "Account Conﬁrmed" line has an \\ hour glass (pending) icon, the COS \\ account has been created but \\ remains unconﬁrmed. The \\ applicant should check their inbox \\ and/or junk/spam boxes to locate **\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_20493_pdfto007.png?nolink&893x1262|}}\\ \\ **the automated conﬁrmation email \\ from COS. When the email is \\ located have the applicant open \\ the email and click on the \\ conﬁrmation link listed there. If \\ the email can't be found...then \\ email the Applicant this link: \\ https:%%//%%conventionofstates.com/u\\ sers/conﬁrmation/new \\ The Applicant CANNOT be logged \\ in for this link to work. When the \\ Applicant clicks on this link, the \\ screen that comes up next, will \\ prompt for the email address \\ registered with COS. After \\ entering the registered email \\ address, the Applicant must select **\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_20493_pdfto008.png?nolink&893x1262|}}\\ \\ **the "Resend Conﬁrmation Email" \\ button. This selection will prompt \\ CB to send another conﬁrmation \\ email which should show up in \\ either the  inbox or the junk mail, \\ any time from a few seconds to a \\ few minutes, depending on \\ several things I won't bore you \\ with. When the Applicant ﬁnds the \\ email, he/she should open and \\ click on the conﬁrmation link. CB \\ will recognize the conﬁrmation in \\ a few seconds or a few hours, and \\ turn the hour glass at the right of \\ the "conﬁrmed account" line to a \\ green check mark.**\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_20493_pdfto009.png?nolink&893x1262|}}\\ \\ **Step #6: If the "Volunteer \\ Agreement is Signed" is NOT \\ checked green.\\ While the applicant is sitting in \\ front of a computer/device with \\ email open...you select the "send \\ req" button to the left of the \\ "Volunteer agreement is signed" \\ line. Chit chat with the Applicant \\ for a bit until the email from CB \\ shows up in the inbox or junk mail. \\ The Applicant should open the \\ email and click on the link inside \\ which will link to the volunteer \\ agreement. The Applicant should \\ read the items listed there and if \\ agreeable, ﬁll in the form, then **\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_20493_pdfto010.png?nolink&893x1262|}}\\ \\ **select the "submit" button. Give it \\ a few minutes to register with CB \\ and all 5 check marks should \\ display green.\\ Step #7:  If the Email Blast Opt-In \\ is NOT checked green. \\ Compose an email to the \\ applicant containing the following \\ link and instruct them to open the \\ email and click on the link: \\ https:%%//%%conventionofstates.com/e\\ mail-subscribe\\ This online form will guide them \\ through the process of \\ resubscribing to receive email \\ blasts.**\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_20493_pdfto011.png?nolink&893x1262|}}\\ \\ **If the applicant has a text capable \\ phone, applicant is strongly \\ encouraged, but NOT REQUIRED \\ to opt-in for text blasts and SMS \\ messages at this time. Applicants \\ can update these two opt-ins from \\ their own proﬁle pages when they \\ login to COS website. \\ Step #8:  Applicant MUST enroll in \\ COSU and begin at least one \\ course there BEFORE assignment.\\ On the left side panel of the \\ applicant's proﬁle, scroll to the \\ “COS University” entry. If the \\ applicant has enrolled in COSU \\ the number on the right will be in \\ blue otherwise it will be black. If **\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_20493_pdfto012.png?nolink&893x1262|}}\\ \\ **the number is in blue, it will link to \\ the COSU transcript for the \\ applicant. Examine the transcript \\ to ensure the applicant has \\ started at least one course, then \\ move to ﬁnal Step #9 to assign.\\ Step #9: If the applicant is \\ Volunteer Activist, check their \\ COSU transcript then make the \\ assignment. If the applicant has \\ signed up for any other \\ role...move to the Onboarding \\ Checklist.\\ Rather than completing an ON-\\ Boarding checklist, Volunteer \\ Activists applicants MUST use \\ their COS credentials to register **\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_20493_pdfto013.png?nolink&893x1262|}}\\ \\ **with COSUniversity.com and start \\ at least one of the online courses \\ BEFORE assignment. To view \\ applicant's COSU transcipt, scroll \\ down on left side panel to “COS \\ University Courses”. If the number \\ to the right is blue click on it to \\ monitor applicant's transcript. If \\ the number to right is “0” in black, \\ the applicant has failed to enroll \\ in COSU and should be contacted \\ to encourage them BEFORE \\ assignment can be made. Once \\ the applicant has begun at least \\ one course at COSU, assign as a \\ Volunteer Activist. Scroll to the \\ bottom of the applicant's LMT **\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_20493_pdfto014.png?nolink&893x1262|}}\\ \\ **proﬁle and make the assignment \\ using "Colorado" as the state and \\ ﬁlling in the correct SD and HD \\ numbers.  Enter a quick note and \\ select the blue “Assign” button.\\ Putting the applicant to work \\ according to the responses on \\ their survey is to be handled by \\ their DC, RC or state leader. All \\ LEADERSHIP roles require on \\ board training and a post-\\ assignment  process to be \\ completed. See the On Boarding \\ Cheat Sheet for help with the \\ onboarding process for \\ LEADERSHIP roles. **\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_20493_pdfto015.png?nolink&893x1262|}}\\ \\ **The process is simple but not \\ always easy, especially with \\ applicants that don't check their \\ email regularly. It is hoped that \\ this process will remind \\ applicants that checking email \\ often (including junk/spam) is \\ necessary to become an e ective \\ member of the CO COS Team. Also \\ opting out of receiving emails \\ blasts can result in failure to \\ receive email blasts from the CO \\ team.  Email opt out should be \\ avoided.\\ For a more detailed explanation of \\ LMT Applicant Processing (pdf \\ doc) download:**\\ \\ \\ \\ {{:public:cb_mirror:files_20493_pdfto016.png?nolink&893x1262|}}\\ \\ **https:%%//%%conventionofstates.com/ﬁl\\ es/lmt-applicant-\\ processing/download**\\ \\ ***A new ﬁeld has been added, \\ indicating the applicant's veteran \\ status. This indication is not \\ relevant for this process.**|


----

|  __Page Metadata__  ||
|Login Required to view?  |No                  |
|Created:                 |2023-06-04 22:17 GMT|
|Updated:                 |2025-07-01 03:00 GMT|
|Published:               |2023-06-04 03:00 GMT|
|Converted:               |2025-11-11 12:27 GMT|
|Change Author:           |Karla Pendleton     |
|Credit Author:           |                    |